Christian Barbosa*
Embora seja difícil de acreditar, grande parte das pessoas gasta algumas horas do dia de forma inútil, simplesmente, por não saber como utilizar os e-mails de forma correta. Segundo pesquisa, cerca de um quarto do nosso tempo de trabalho é utilizado única e exclusivamente no gerenciamento dos e-mails. E apenas 20% dos e-mails recebidos em nossa caixa de entrada são importantes, segundo pesquisa da startup Goboxi.
Diante da importância dessa ferramenta em nosso trabalho, selecionei cinco dicas que vão ajudar a transformar a ferramenta em aliada do seu tempo:
1 – Racionalize: Será que tudo precisa ser dito por e-mail? Quem sabe você não consegue resolver um problema com uma ligação ou um bate-papo no corredor da empresa. Muita gente não percebe que às vezes um telefonema é muito mais eficiente;
2 – Escreva pouco: Caso não consiga resolver em até três parágrafos, opte por fazer ligação ou conferência via Skype. Quando alguém te mandar um e-mail grande, tente unificar os temas em três ou quatro tópicos;
3 – Não fique com o e-mail aberto o dia inteiro: Essa é uma ação que rouba o foco e faz a pessoa multitarefar. A melhor forma de lidar com isso é ver os e-mails nos intervalos entre uma tarefa e outra, dentro do seu tempo;
4 – Desabilite os avisos: Avisos em geral, sejam eles de e-mails, de WhatsApp ou de Facebook, desfocam as pessoas. Desabilite todas os alertas do seu computador e de seu celular. É você quem define o momento certo de olhar as suas mensagens;
5 – Mensagens em cópia oculta: Quando for falar com a equipe, em vez de mandar um e-mail com cópia para todos, coloque todos em cópia oculta, assim evita aquelas respostas abertas para todos e torna a troca de mensagens mais eficiente;
O mais importante é saber planejar bem suas atividades e evitar mensagens desnecessárias que, muitas vezes, atrapalham a sua vida.
*Especialista em administração de tempo e produtividade, escritor e CEO da TriadPS