Apesar da redação de uma ata de assembleia ser um ato rotineiro e essencial para conduzir os interesses do proprietários de apartamentos, salas, lojas e casas de loteamentos fechados, é perceptível que grande parte das pessoas ainda desconhece a noção básica do que deve ser registrado na ata, a qual costuma ser confundida com um relatório, pois este é que pode ser redigido posteriormente. Muitos conflitos surgem em razão da falta de compromisso com a retratação da realidade de maneira detalhada, o que pode, com o passar do tempo, comprometer o entendimento do que foi deliberado e acabar se tornando um litígio que poderia ter sido evitado.
Ata é o documento definido como o registro, por escrito, de todo o conteúdo exato e metódico do fato que acabara de ocorrer em uma assembleia ou reunião de qualquer espécie. Esse documento visa registrar os argumentos, posições e resoluções tomadas relativas ao ocorrido e deve especificar o nome dos participantes, quem presidiu a sessão, a data de sua realização, local, os assuntos do edital discutidos e a votação.
Alterar fala ou fato é crime
Os fatos ocorridos em assembleia, bem como as falas ditas pelos condôminos e procuradores participantes devem ser devidamente retratados na ata, sendo que modificar o registro do acontecimento com o objetivo de manipular a realidade configura o crime de falsidade ideológica, previsto no art. 299 do Código Penal, e quem o pratica, sendo síndico ou não, sofre pessoalmente a sanção penal, devendo arca sozinho com custas e honorários advocatícios do processo penal.
Caso um condômino manifeste seu posicionamento e outro discorde, cabe a quem redige a ata registrar ambas as falas. É ilícito, por exemplo, um síndico ou o presidente da assembleia, sendo favorável a um dos posicionamentos opostos, fazer constar em ata apenas a manifestação que apoia ou destacá-la em detrimento da outra. A ata deve ser elaborada no momento da assembleia e deve conter a realidade, não a interpretação do redator, pois não pode agir como um censor.
Redação de ata após a assembleia causa problemas
Muitos condomínios têm o vício de fazer um “rascunho” dos fatos tratados para, posteriormente, elaborar a “ata”, atitude essa irregular e amadora. Aquele que redige a ata entre quatro paredes para deixar de colocar expressões ou frases ditas pelos participantes, às vezes por considerá-las inconvenientes, desnecessárias ou até por ferir seus interesses, pode ser condenado por crime, além do documento ser anulado. Sua redação posterior configura um relatório que menciona fatos passados e fere a sua finalidade de registrar, de forma fiel e exata os acontecimentos.
Caso o síndico ou seu grupo se negue a inserir o texto que recebeu que contem a fala de um participante ou exija que este “prove” alguma coisa que disse, ficará evidente a má-fé. Ata não é processo judicial, pois visa apenas registrar o ocorrido. É comum a gravação ser usada para provar o crime de falsidade ideológica. É preciso entender que o que é dito, independentemente do que é dito, deve ser registrado, mesmo que venha a ferir o interesse de alguém.