Desafio comum na vida de muita gente, administrar o tempo tem se tornado tarefa ainda mais difícil em tempos de isolamento social. Com grande parte das atividades sendo desempenhadas em casa, conciliar trabalho, lazer, cuidado com os filhos, atividades domésticas e ainda ter condições de dedicar parte do dia para cuidar de si ou simplesmente descansar, em muitos lares, virou verdadeira batalha. 

Diante do dilema de equilibrar pratos para “dar conta de tudo”, muita gente acaba se desorganizando ainda mais ao apostar as fichas num dia que pareça mais longo ou no acúmulo de tarefas para serem resolvidas depois. A “receita” da boa gestão de tempo, no entanto, passa longe das duas fórmulas. Priorizar é o segredo, dizem especialistas. 

Planejamento

A primeira coisa que se faz de errado é planejar o dia na noite anterior ou quando chega a hora. Fazer uma programação de três dias é o que recomendo. Se faço um planejamento com antecedência, entendo que não posso lotar a agenda e tenho margem para adiantar o que for possível”, detalha Christian Barbosa, autor do livro “A Tríade do Tempo”.

Especialista em produtividade, ele explica que é importante ordenar sequencial e numericamente o que foi previsto – tarefas domésticas, o home office, a educação dos filhos – em tempos de pandemia, realizada dentro de casa – e assim por diante. “Se surge algo novo, é possível parar, reordenar e, se for o caso, deixar para o dia seguinte”, coloca. 

Na prática, a boa e velha agenda pode ajudar bastante, assim como distribuir tarefas entre quem divide o mesmo teto. Para famílias com filhos, por exemplo, a sugestão de Christian é adaptar a rotina da criança ao horário de maior produtividade no home office ou em outra atividade necessária. 

“Se o filho acorda cedo, pode acabar tirando dos pais a possibilidade de trabalhar naquele que é o melhor momento. Sem prejudicar a rotina da criança, talvez seja possível colocá-la para dormir 1h, 1h30 mais tarde e ganhar este tempo no dia seguinte”, explica.

Confira dicas de como se organizar melhor no dia a dia:

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Divisão em turnos

Master coach, psicanalista, palestrante e especialista em desenvolvimento de lideranças e empresas, Renata Lemos recomenda dividir as 24 horas do dia em três turnos iguais – 8h para o sono, 8h para o trabalho e o tempo restante para o que for importante para si mesmo. 

“Se cuidar, ler um livro, fazer atividade física, meditar, cuidar das pessoas, da casa, descansar, fazer um curso. Esse equilíbrio é extremamente importante, principalmente no atual momento, com muita gente em home office pela primeira vez”, justifica. 

Outra dica da profissional, que atua em Belo Horizonte, é dar pequenas pausas a cada 45 minutos ou 1 hora. “Ajuda a mente a focar e torna o trabalho, seja ele qual for, mais produtivo. Evitar interrupções com redes sociais, WhatsApp e checagem de e-mails a todo momento também é fundamental”, acrescenta.

'Momento sabático' ajuda a potencializar produtividade

Engana-se quem pensa que administrar o tempo bem seja sinônimo apenas de ter a rotina atribulada sob controle. “Da mesma forma que você precisa comer para ter energia e beber para se hidratar, é preciso haver um descanso consciente para restaurar as forças. Se esse aspecto for negligenciado, os outros irão sofrer – e, com eles, a produtividade”.

A ponderação é de Flora Victoria. Mestre em Psicologia Positiva pela Universidade da Pensilvânia e fundadora e presidente da Sociedade Brasileira de Coaching, ela acaba de lançar “O Tempo da Felicidade”. No livro, fala sobre a importância de um período sabático. 

“Pode ser apenas uma hora ou meia por dia em sua própria casa, para refletir e agir sobre questões como saúde, relacionamentos e bem-estar. É um descanso consciente, ativo”, detalha, diferenciando a pausa a que se refere do tempo gasto n TV, por exemplo.

Segundo Flora, para gerenciar a rotina e ajustar o tempo, é preciso, antes de mais nada, saber o que se deseja fazer com ele. “Saber o que quer, não basta. É preciso transformar isso em objetivos claramente definidos e priorizar. Feito isso, é hora de planejar o que vai ser feito para que esses objetivos sejam atingidos, quando e como”, ensina.

Importantes x urgentes

Pesquisadora sobre felicidade, propósito de vida, professora e consultora empresarial com foco em cultura e transformação, Laydyane Ferreira compartilha de ponto de vista semelhante, e enfatiza: “é necessário dedicar-se a 70% das coisas importantes e 30% às urgentes e circunstanciais (situações de última hora)”. 

Confira outras dicas de Laydyane Ferreira:

•            Cuide primeiro de você no início do dia. Faça as atividades físicas, tome um bom café da manhã. Não importa o que fará durante o dia, uma boa gestão do tempo está ligada a autocuidado e prioridade (esta é grande palavra quando o assunto é tempo).

•            De físicos a monges: estar no momento presente é uma das maiores forças que o ser humano pode adquirir. Então esteja com sua mente treinada para estar presente nas coisas que faz, medite - 5 minutos por dia são suficientes.

•            Seja otimista! Já existe uma área da Psicologia Positiva que estuda a saúde positiva e que foca em recursos biológicos (massa corporal, pressão, temperatura, etc), recursos subjetivos (energia, vitalidade, autoconfiança, etc) e recursos funcionais capacidade física, flexibilidade, força, resistência, etc).

•            Trate sua casa como se fosse uma empresa quando o assunto é gestão: centralize as tarefas e datas de vencimentos de boletos e saiba de tudo o que acontece. Aplicativos ajudam muito.

•            Visualize suas necessidades e sonhos. Enxergar o que a mente inconsciente percebe irá ajudar a priorizar seus projetos.

•            Permita-se “jogar tempo fora” e “fazer nada”. Mas tenha consciência que aquele tempo é para isso. O que não vale é fazer isso toda hora e viver um processo de autoengano. Fazer nada pode ser tão produtivo quanto fazer muita coisa.

•            Tenha um lugar físico, se possível, para chamar de seu escritório ou cantinho do trabalho e estudo. Não se aproprie dos cômodos da casa como se fosse só sua. Isso faz o trabalho ficar mais representativo na sua vida e na vida da família, podendo gerar problemas futuros.

•            Consulte as redes sociais e veja o tempo de uso. Voce vai se surpreender com o tempo que está jogando fora.

•            E, por fim, conheça o seu propósito. Gestão do tempo é prioridade e prioridade é falar não para coisas muito legais. Quanto mais clareza você tem daquilo que quer fazer, da sua causa, menor será a procrastinação e a enrolação. Portanto, invista tempo em se conhecer